文档数字化

文档数字化是指将纸质或数字文档转换为数据库中的记录的过程。使用 OCR（光学字符识别） 和人工智能技术，Odoo 读取内容并自动创建和填充记录的详细信息。此过程主要用于供应商账单（或退款）。

注解

虽然不太常见，但这种数字化过程也可以应用于客户发票和贷项通知单。需要相应地调整 设置 。

参见

配置

转到 会计 ‣ 配置 ‣ 设置 并导航到 数字化 部分。启用 文档数字化 选项，并选择 供应商账单 应自动处理还是按需处理。

注解

如果启用了 每个税种单发票行 选项，则在新供应商账单中每个税种只创建一行，无论其上有多少行。

供应商账单上传

供应商账单通过 手动上传 或发送到 指定的电子邮件别名 进行数字化。对于选定的供应商，它们也可以 自动过账 。

注解

一旦账单上传，文档预览会出现在屏幕右侧。

参见

供应商账单

手动上传

在会计仪表板中，将供应商账单拖放到所需的采购日记账中，或单击采购日记账上的 上传 。

通过电子邮件别名上传

可以通过与相关日记账关联的电子邮件别名以两种方式上传供应商账单：

  • 从配置为发送电子邮件到电子邮件别名的连接扫描仪扫描；

  • 直接发送到电子邮件别名。

电子邮件中附加的每个 PDF 都会自动转换为新的草稿供应商账单。

注解

要向日记账添加电子邮件别名，请按照以下步骤操作：

  1. 确保已配置 别名域 。

  2. 默认的电子邮件别名 vendor-bills@ 后跟别名域会自动创建，并在 供应商账单 日记账的 高级设置 标签页中可用。

  3. 要更改默认电子邮件别名，请转到 会计 ‣ 配置 ‣ 日记账 ，选择相应的日记账，并在 高级设置 标签页中编辑 电子邮件别名 。

  4. 如果需要，配置连接的扫描仪将扫描的文档发送到电子邮件别名。

注解

或者，可以使用 文档应用中的电子邮件别名 自动将供应商账单发送到 财务 文件夹 （例如， inbox-financial@example.odoo.com ）。

自动供应商账单过账

注解

要使用 自动过账账单 选项，必须在 文档数字化 部分为供应商账单启用 自动数字化 设置。

要为特定供应商自动过账数字化供应商账单，请转到 会计 ‣ 供应商 ‣ 供应商 并单击所需的供应商。在联系人表单的 会计 标签页中，在 自动化 部分选择一个 自动过账账单 选项：

  • 总是

  • 在 3 次无编辑验证后询问 ：当第三次上传的账单在没有任何编辑的情况下确认时，会出现 自动过账账单 窗口。可以选择以下选项： 激活自动验证 、 稍后询问我 或 永不为此供应商 。

  • 从不

注解

由于自动化在三次无编辑验证账单后触发，联系人名称必须已存在于数据库中，并且每个上传的供应商账单必须包含账单日期。

使用 AI 进行数字化和数据识别

根据 设置 ，文档要么自动数字化，要么如果数字化设置为仅按需，则需要手动处理。

要手动数字化 上传的文档 ，请单击 数字化文档 。

文档数字化后，会出现蓝色横幅；单击 刷新 。查看并更正数字化期间上传的任何信息：单击相关字段进行编辑，或单击 重新加载 AI 数据 刷新数据。

然后，单击 确认 过账文档。

小技巧

文档数字化后，如果供应商不存在于数据库中， 供应商 字段保持为空。要添加供应商，请单击 供应商 字段中的 （向下箭头） ；供应商名称会在右侧文档预览中高亮显示。单击它以打开一个预填名称的新供应商表单。

注解

以下供应商账单字段由 OCR 识别：

  • 供应商 、 账单参考 、 账单日期 、 付款参考 （仅限比利时 +++xxx/xxxx/xxxxx+++ 格式）、 收款银行 、 到期日 和货币（在 多货币 环境中且货币已激活）。

  • 从 发票行 标签页： 产品 描述/标签、 数量 、单位 价格 、 税款 （如果 税款已激活 ；此字段对于 印度本地化 不被 OCR 识别）、 未税金额 和 总计 。

采购订单匹配

当数字化供应商账单被 OCR 识别时，Odoo 会在数据库中搜索匹配的采购订单。如果找到，可以手动将供应商账单与现有的未结采购订单行匹配。

一旦供应商账单已 上传 并 数字化 ，单击 采购匹配 智能按钮访问 采购匹配 列表视图，显示所有链接到分配给供应商账单的供应商的采购订单行。然后，选择相关的采购订单行和草稿供应商账单（显示为灰色），并单击 匹配 。

小技巧

在 采购匹配 列表视图中，如有必要，更新采购订单行中的 数量 和 价格 。

如果没有与上传供应商账单的供应商相关的现有采购订单，可以直接从供应商账单行创建新的采购订单。为此，请按照以下步骤操作：

  1. 上传供应商账单后，确保 供应商 字段填写了正确的供应商。

  2. 单击 采购匹配 智能按钮，选择列表中的草稿供应商账单（显示为灰色），并单击 添加到采购订单 。

  3. 在 添加到采购订单 窗口中，开始在 采购订单 字段中输入并选择 创建并编辑 。

  4. 在 创建采购订单 窗口中，选择分配给供应商账单的供应商，然后填写所有 必填字段 并单击 确认 。

  5. 在 采购匹配 列表视图中，选择相关的采购订单行和草稿供应商账单（以灰色显示），然后单击 匹配 。

注解

如果采购订单字段所需的任何信息缺失，请在 创建采购订单 窗口中单击 保存并关闭 。然后，打开采购应用以填写字段并 确认采购订单 。

小技巧

  • 带有嵌入式 XML 的电子供应商账单可确保更准确和高效的处理。

  • 或者， 自动完成 功能可以将信息从采购订单传输到供应商账单，而无需 OCR。

价格

文档数字化功能是一项应用内购买 (IAP) 服务，需要预付费积分。数字化一个文档使用一个积分。

要购买积分，请 转到设置应用 或 会计 ‣ 配置 ‣ 设置 ，导航到 数字化 部分，然后单击 购买积分 。

注解

  • 拥有有效订阅的 Odoo Enterprise 用户可获得免费积分，以便在为数据库购买更多积分之前测试 IAP 功能。这包括演示/培训数据库、教育数据库和单应用免费数据库。

  • XML 文件不需要 OCR 积分，因为它们包含可以直接处理的结构化数据，无需 OCR。

参见